Termini e condizioni del servizio

WorkFlow è un servizio software in abbonamento fornito da Zerilli Lab, P.IVA 03142070345, contattabile all’indirizzo info@zerillilab.com. Il servizio è destinato ad aziende, professionisti ed enti che lo utilizzano nell’ambito della propria attività, non a consumatori per finalità personali.

Chi crea un account aziendale dichiara di avere il potere di impegnare l’organizzazione. L’uso del servizio comporta l’accettazione di questi Termini, dell’Informativa privacy e, per i trattamenti svolti per conto del cliente, dell’Addendum sul trattamento dati.

WorkFlow supporta, in base al piano e ai moduli attivati, gestione di dipendenti, presenze, assenze, turni, reparti, onboarding/offboarding, documenti con presa visione tracciata, veicoli, spese, report e adempimenti organizzativi. Le funzioni possono essere aggiornate per sicurezza, affidabilità o evoluzione del prodotto, senza ridurre arbitrariamente le prestazioni essenziali già acquistate nel periodo pagato.

Il servizio è uno strumento operativo e non sostituisce consulenza legale, del lavoro, fiscale, medica o sindacale. Il cliente resta responsabile delle decisioni adottate e della verifica dei report.

• Ogni persona deve usare credenziali individuali e mantenerle riservate.
• Il cliente assegna ruoli e permessi secondo il principio del minimo privilegio.
• Il cliente comunica tempestivamente accessi sospetti, errori nei dati o perdita di credenziali.
• È vietato aggirare controlli di accesso, interferire con il servizio o usarlo per finalità illecite.

Il cliente inserisce soltanto dati pertinenti e necessari. In particolare, la categoria “Malattia” registra esclusivamente il tipo di assenza, il periodo e lo stato della richiesta. Non devono essere caricati o inseriti diagnosi, referti, certificati, anamnesi o altri dettagli sanitari: WorkFlow non offre campi o archivi destinati a tali contenuti.

Nelle note di viaggio, correzione, spesa o assistenza non devono essere inseriti dati sanitari, categorie particolari di dati o informazioni eccedenti. Il cliente è responsabile dei documenti e dei contenuti che decide di trattare negli altri moduli. La funzione di presa visione registra l’azione dell’utente, la versione del documento e la data/ora; non viene presentata come firma elettronica qualificata o firma digitale.

Per i dati dei lavoratori il cliente è titolare del trattamento e determina finalità, base giuridica, tempi di conservazione e persone autorizzate. Prima di usare il servizio deve fornire le informative necessarie, configurare correttamente i ruoli e i moduli, definire tempi di conservazione adeguati per turni, checklist, documenti e prese visione, e rispettare GDPR, normativa lavoristica, contratti collettivi e disposizioni applicabili.

Il GPS è disattivato per impostazione predefinita. Può essere attivato da owner/admin soltanto per timbrature manuali dichiarate “In viaggio”, dopo aver confermato informativa ai dipendenti, valutazione dell’art. 4 della Legge 300/1970 ed eventuali accordi o autorizzazioni richiesti. La conferma tecnica non certifica la liceità del caso concreto.

Prezzo, numero di utenti, durata, prova gratuita, imposte e data del primo addebito sono mostrati nel riepilogo prima del pagamento. Se il cliente accetta il rinnovo automatico, il piano si rinnova per la durata indicata finché non viene disdetto dall’area abbonamento prima del successivo addebito.

Gli importi già maturati restano dovuti, salvo diritti inderogabili. In caso di pagamento non riuscito, abuso o rischio per la sicurezza, Zerilli Lab può limitare o sospendere il servizio dopo un avviso ragionevole, quando possibile.

Zerilli Lab conserva i diritti sul software, sul marchio e sui materiali del servizio. Il cliente conserva i diritti sui propri dati e concede a Zerilli Lab la sola facoltà necessaria a elaborarli per fornire, proteggere e assistere il servizio secondo il DPA.

Zerilli Lab adotta misure ragionevoli per continuità e sicurezza, ma non garantisce assenza assoluta di interruzioni o errori. Il cliente deve verificare i dati prima di usarli per paghe, provvedimenti disciplinari, obblighi normativi o altre decisioni rilevanti.

Nei limiti consentiti dalla legge, Zerilli Lab risponde dei danni diretti prevedibili derivanti da un proprio inadempimento; sono esclusi danni indiretti, perdita di profitto o conseguenze causate da configurazioni, istruzioni o dati errati del cliente. Restano ferme le responsabilità che non possono essere escluse per legge.

Il cliente può cessare il servizio secondo le condizioni del piano. Alla cessazione, accesso, esportazione, restituzione e cancellazione dei dati seguono il DPA e gli obblighi di legge applicabili. Zerilli Lab può risolvere il contratto per violazioni gravi non sanate entro un termine ragionevole.

Le modifiche sostanziali saranno comunicate tramite app o email con ragionevole preavviso, salvo interventi urgenti di sicurezza o obblighi di legge. Il rapporto è regolato dalla legge italiana. Per i clienti professionali è competente il foro del luogo in cui è stabilito Zerilli Lab, salvo norme inderogabili.

Per comunicazioni contrattuali: info@zerillilab.com.