Informativa per dipendenti e collaboratori

Il titolare del trattamento è il datore di lavoro o committente che ha invitato la persona su WorkFlow: [inserire ragione sociale, sede, email e contatto privacy]. L’eventuale DPO è: [inserire dati o indicare non nominato].

Zerilli Lab, P.IVA 03142070345, opera come responsabile del trattamento per la fornitura tecnica della piattaforma, secondo le istruzioni dell’azienda.

• dati identificativi, di contatto, ruolo e reparto;
• data, ora, tipo e metodo delle timbrature;
• ferie, permessi, assenze e relativo stato di approvazione;
• turni pianificati e confronto con gli orari effettivamente timbrati;
• attività di onboarding e offboarding assegnate e relativo stato di completamento;
• documenti assegnati, loro versione e registrazione di data/ora della presa visione quando richiesta;
• eventuali dati di veicoli, spese e buste paga previsti dai moduli attivati;
• log di sicurezza e attività amministrative necessarie alla protezione del servizio.

L’indicazione “Malattia” associata a una persona e a un periodo è un dato relativo alla salute, anche senza diagnosi. WorkFlow registra soltanto categoria, data iniziale, data finale e stato della richiesta. Non raccoglie diagnosi, referti, certificati, anamnesi o testo libero sanitario.

Non inserire informazioni mediche nelle note, nei ticket di assistenza o in altri campi. Gli eventuali certificati previsti dalla legge devono essere gestiti tramite i canali ufficiali scelti dal datore di lavoro, non su WorkFlow.

Il GPS è disattivato per impostazione predefinita. Se l’azienda lo attiva dopo la propria valutazione legale, viene richiesto soltanto quando il lavoratore seleziona volontariamente “In viaggio” e conferma una timbratura manuale di presenza.

• nessun tracciamento continuo o in background;
• nessun GPS per “In sede”, QR, NFC, malattia, ferie o permessi;
• una sola rilevazione al momento della conferma;
• l’app arrotonda il punto a due decimali prima dell’invio, circa 1 km;
• il server riceve e salva solo la zona; la precisione del dispositivo non viene trasmessa né memorizzata;
• la zona viene eliminata automaticamente entro 24 ore.

La rilevazione documenta il luogo approssimativo della singola timbratura; non dimostra un percorso, una direzione di marcia o una permanenza presso il cliente.

Le finalità possono comprendere gestione del rapporto di lavoro, presenze, assenze, turni, organizzazione dell’ingresso e dell’uscita dal rapporto, trasferte, rimborsi, documenti retributivi, distribuzione di documenti aziendali, registrazione della presa visione, sicurezza e adempimenti amministrativi. Il datore di lavoro deve indicare qui le basi giuridiche effettive ai sensi degli artt. 6 e, per la malattia, 9 GDPR: [completare in base al caso concreto].

Il consenso del lavoratore, in ragione dello squilibrio nel rapporto di lavoro, normalmente non costituisce la base appropriata. L’azienda deve verificare anche la disciplina lavoristica e l’art. 4 della Legge 300/1970 prima di attivare strumenti dai quali possa derivare controllo.

Accedono ai dati soltanto persone autorizzate in base al ruolo, ad esempio owner, amministrazione, HR o responsabili limitatamente alle rispettive competenze. Possono inoltre trattare dati Zerilli Lab e i suoi sub-responsabili tecnici. L’elenco e le condizioni sono descritti nell’Addendum sul trattamento dati del servizio.

Eventuali trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo devono essere indicati dal titolare insieme alle garanzie utilizzate: [completare].

La zona GPS è cancellata entro 24 ore. Gli altri tempi devono essere stabiliti dall’azienda in modo proporzionato alle finalità e agli obblighi applicabili: [inserire tempi per presenze, assenze, spese, buste paga, turni, checklist di onboarding/offboarding, documenti, prese visione, log e account].

L’interessato può chiedere al proprio datore di lavoro accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e, quando applicabile, portabilità; può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Le richieste vanno inviate al contatto privacy indicato dal datore di lavoro, non al proprio responsabile gerarchico salvo procedura interna.

WorkFlow non adotta decisioni esclusivamente automatizzate sui lavoratori.