Addendum sul trattamento dei dati (DPA)

Il presente Addendum integra i Termini di WorkFlow. L’azienda cliente è il “Titolare”; Zerilli Lab, P.IVA 03142070345, è il “Responsabile” per i dati personali trattati nella piattaforma per conto del cliente. L’Addendum si applica dalla data di attivazione del servizio e per tutta la durata del trattamento.

Il trattamento consiste in raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, trasmissione su istruzione, assistenza, protezione, esportazione e cancellazione necessarie a fornire WorkFlow. Le finalità sono quelle configurate dal Titolare nei moduli di gestione aziendale e del personale.

Gli interessati possono essere dipendenti, collaboratori, amministratori, consulenti, clienti indicati nelle note di viaggio e utenti autorizzati. I dati possono includere identificativi, contatti, ruoli, presenze, assenze, spese, veicoli, buste paga e altri documenti retributivi caricati nei moduli ammessi e log.

Per la malattia WorkFlow limita il trattamento alla categoria di assenza, al periodo e allo stato. Non è autorizzato il caricamento di diagnosi, referti, certificati o testo libero sanitario. L’eventuale dato “Malattia” resta una categoria particolare ai sensi dell’art. 9 GDPR e richiede istruzioni e base giuridica adeguate del Titolare.

Zerilli Lab tratta i dati soltanto secondo il contratto, le configurazioni e le istruzioni documentate del Titolare, salvo obbligo di legge. Se un’istruzione appare in violazione del GDPR, Zerilli Lab informa il Titolare e può sospenderne l’esecuzione fino a chiarimento.

Il Titolare garantisce liceità, trasparenza, esattezza e minimizzazione dei dati, configura gli accessi e non inserisce contenuti vietati.

Le persone autorizzate dal Responsabile sono vincolate alla riservatezza. WorkFlow applica misure commisurate al rischio, tra cui autenticazione, autorizzazioni per ruolo, separazione logica tra aziende, controlli server-side sulle operazioni sensibili, log amministrativi, file privati per i documenti retributivi e minimizzazione della posizione.

Il GPS, se attivato dal Titolare, è limitato alla singola timbratura manuale “In viaggio”: l’app arrotonda il punto a due decimali prima dell’invio, il server riceve e salva solo la zona e la elimina entro 24 ore. Le misure sono riesaminate in base all’evoluzione tecnica e ai rischi.

Il Titolare autorizza in via generale l’uso di sub-responsabili necessari al servizio, soggetti a obblighi sostanzialmente equivalenti. L’infrastruttura applicativa è fornita tramite Base44, servizio operato da Wix.com Ltd. Le relative condizioni e l’elenco aggiornato dei suoi sub-responsabili sono disponibili nel DPA ufficiale Base44.

Zerilli Lab informa il Titolare delle aggiunte o sostituzioni rilevanti con anticipo ragionevole, consentendo un’obiezione motivata per ragioni di protezione dati. I fornitori di pagamento possono agire come titolari autonomi per i dati di pagamento secondo le proprie informative.

I dati non sono trasferiti fuori dallo SEE senza una base valida e garanzie appropriate, quali decisione di adeguatezza o clausole contrattuali standard, con misure supplementari quando necessarie. Il Responsabile mette a disposizione le informazioni pertinenti al Titolare.

Tenuto conto della natura del trattamento, Zerilli Lab assiste il Titolare nelle richieste degli interessati, nella sicurezza, nelle valutazioni d’impatto, nelle consultazioni preventive e nella dimostrazione della conformità. Le richieste vanno inviate a info@zerillilab.com.

Zerilli Lab comunica al Titolare senza ingiustificato ritardo una violazione di dati personali di cui venga a conoscenza, indicando le informazioni disponibili utili alle valutazioni e alle notifiche degli artt. 33 e 34 GDPR. Il Titolare resta responsabile delle decisioni di notifica all’autorità e agli interessati.

Alla cessazione, su scelta del Titolare e salvo obblighi di legge, i dati sono restituiti o cancellati secondo le funzioni e le procedure disponibili. Le copie di sicurezza residue restano protette e vengono sovrascritte secondo i cicli tecnici.

Zerilli Lab rende disponibili le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell’art. 28 e consente verifiche ragionevoli, concordate con preavviso, senza compromettere sicurezza, riservatezza di altri clienti o segreti commerciali. Eventuali costi straordinari sono concordati in anticipo.

In caso di conflitto sul trattamento dei dati, prevale questo DPA. Restano applicabili il GDPR e la legge italiana. Contatto del Responsabile: info@zerillilab.com.